セールスプロモーションを支える「事務局」とは？

事務局

セールスプロモーションを支える「事務局」の役割と、運営に必要な管理の考え方を整理した資料です。販売・接客・デモ・イベントなどの施策を現場で実行するために、事務局がどのように人員、店舗・会場、情報、商品・備品、現場、実績を管理するのかを解説します。また、全国・多拠点での運営を想定し、SV・エリアSV・全国統括・ディレクターなどの管理階層の考え方や、店舗ごとの実施条件、情報共有、物品管理、実績回収までを紹介。施策ごとに必要な事務局機能をどう設計すればよいかをインプットできる内容です。

この資料のポイント

セールスプロモーションは「現場」だけでは動かない

消費者から見える販売・接客・デモ・イベントは、施策の一部分です。実施前には店舗・会場の確定、人員計画、マニュアル・研修、販促物や配送の準備があり、実施中には稼働確認や欠勤・トラブルへの対応、実施後には実績の回収・集計や改善点の整理があります。このように、実施前後には多くの運営業務が存在します。

セールスプロモーション事務局（SP事務局）とは

SP事務局は、企画されたプロモーションを店舗・会場で実行できるオペレーションへ変換し、実施完了まで管理する運営機能です。誰が実施するかを決める、どこで・いつ実施するかを管理する、必要な情報と物品をそろえる、現場管理者を通じて実施品質を管理する、結果を回収し関係者へ戻す、という5つの役割を担います。事務局は「事務作業をまとめる場所」ではありません。

事務局が管理する6つの要素

事務局業務は個別タスクの集まりではなく、人・場所・情報・モノ・現場・実績の6つの管理対象に分けると全体像を捉えられます。人は必要人数をそろえるだけでなく管理者設計まで一続きで考え、場所は全国共通条件と店舗固有条件を混在させず分けて管理します。情報は伝言ゲームによる変化を防いで最新版が分かる状態を保ち、モノは物流そのものではなく、現場で必要なものを不足させないことが目的です。

案件規模に応じて管理階層を変える

事務局がすべての現場スタッフを直接管理するのではなく、小規模なら事務局とスタッフ、複数店舗ならSVを置き、広域や全国大規模ではエリアSVや全国統括を加えるなど、案件規模に応じて管理階層を設け、管理単位を小さくします。イベントの場合は、統括ディレクターやAD・チーフなど管理の名称が変わります。